TODO管理が破綻したのでOmniFocusの使い方を見直してみる

プライベートのTODO管理として最近はTodoistを利用しています。Mac,iPhone,Android等の複数デバイスを利用している自分としては全てに対応しているTodoistはとても便利なのですが、この頃TODOが追加される一方でなかなか消化できない(延期ばかり)でいることに気付きました。

ツールの問題でないことは承知しつつ、それでも何かツールでの改善ができないかと考えた所、ふと学生時代にMacで利用していたOmniFocusの存在を思い出します。社会人になってからは自身のPCで仕事をすることがなくなり、かといって会社でOmniFocusが使えるわけでもないので疎遠になっていました。最近の動向を調べてみたところiPhone向けのOmuniFocus2がリリースされているなど話題にもなっていたので、この機に使い方を見なおしてみることにしました。

その時とても参考にした記事はこちら。

OmniFocus歴4年の僕が最後に辿り着いたプロジェクトとコンテキストの設定 (Broken link)

※ 2014/1/16: 1ヶ月運用しての個人的な感想を文末に追記

整理の実行

まず、数年埋もれていたOmniFocusを立ち上げる。古いタスクがたくさんある。大部分はどうでもいいものだが、改めて思い出したものもある。

上でリンクした記事を参考に新規プロジェクトとコンテキストを作成する。

[プロジェクト]
1. Actionable(行動を起こすべき)
11. My Desired Outcome(望むべき結果)
12. the Next Action(次に取るべき行動)
2. It’s Not Actionable(行動を起こす必要がないもの)
21. It’s Meaningless(自分にとって意味のないもの)
22. It’s to Hold On, Untile a Later Time(とりあえず保留しておくもの)
23. It’s Reference(資料としての価値があるもの)


[コンテキスト]
11. Outcome(望むべき結果)
111. Purpose/Principles(目的/価値観)
112. Vision(構想/ビジョン)
113. Goals/Objectives(目標/ゴール)
114. Areas of Focus(注意を向けるべき分野)
115. Projects(プロジェクト)
116. Waiting on from others(他の人に任せた事項)
12. Actions(行動)
121. Calendar(カレンダー)
    121. Time-specific action(特定の日時にやる行動)
    121. Day-specific action(特定の日にやる行動)
    121. Day-specific information(特定の日に知っておくべき情報)
122. As soon as possible, by context(できる状況のときに速やかに実行)
    122. Calls(電話)
    122. MacBook/iMac(パソコン)
    122. Office(会社)
    122. Home(自宅)
    122. Anywhere(どこでもできること)
    122. Errands(買い物・雑用)
    122. Agendas(協議事項)
    122. Read/review(読む/評価)
123. Waiting on from others(連絡待ち)
22. Incubating(保留)
221. Somday/Maybe ideas(定期的にレビューするもの)
221. Calendared later starts(特定の日時に再検討したいもの)
23. Reference(参考資料)
231. General(一般)
232. Specialized(専門)
24. Support(プロジェクトの参照情報)
241. Plan(プラン)
242. Project/Client collateral materials(プロジェクト関連情報)

そして今までのタスクを全て当てはめていく。

わかったこと

気付き1

今まではサブカテゴリを作りすぎていたことが良くなかったようだ。というか、昔はコンテキストを一切活用できていなかった。

気付き2

プロジェクトという名のただのグループを作成し、ひたすらTODOリストとして利用しているに過ぎなかった。タスクも何らかのグループに属していたので、タスク単体では何をするものなのかがわからないようになっていた。

例えば(お粗末な例だが)、◯◯旅行の計画という中に「買う」言葉のみのタスクがあるとする。グループ分けされていた時はよかったのだが、コンテキストをつけてタスク単体だけを見た時、『何を買うって思ったんだっけ??』という状態になってしまう。なので、タスクそのものを「◯◯旅行の△△を買う」という表現にする必要がある。

視認性の好みがでるところだし、自分も最初は違和感を持ったものの、今ではうまく処理できている。そしてプロジェクトの乱立による破綻がなくなった。

気付き3

望むべき結果って何を書くの?と思っていたが、今はこの記事がしっくりきた。

GTD 望むべき結果は優先順で並べる-OmniFocusで目標定義

今と昔のOmniFocusとの向き合い方の違い

何かやろうと思ってはすぐにプロジェクト(グループ)を作成してサブタスクを追加していたが、タスクが増えるに連れどこを見ればよいのかわからない状態になってしまい、そのうち処理を諦めてしまっていました。

今は以下の観点を意識しつつOmuniFocusと向き合っています。

  1. 思いついたことはまずInBoxへ投げる(あるいは、クイックエントリで同時に意味付けをする)
  2. InBoxがが溜まり過ぎる前に整理をする
  3. Actionを毎週見なおして状況を確認する

普段は会社のPCを常用しているので、多少ゆるめの頻度です。常に自身のPCで仕事をしている場合はより細かくなるかと思います。

1ヶ月運用しての個人的な感想追記(’14/1/17追記)

ここまでの整理術はプライベート向きな印象です。というのも、普通仕事というのは大なり小なりいくつかのプロジェクトを並行して遂行し、かつそれぞれのプロジェクトは複数タスクで構成されています。しかし、本整理方法でこれ以上プロジェクト増やさない前提で遂行しようとした場合、Officeというコンテキストがあるもののそれだけでは分類しきれずプロジェクト単位での全体像の把握がしづらくなります。

従って、この方法は比較的少数のタスクで1プロジェクトが完結する個人用と向けと感じています。